Was sind OKRs?

OKR steht für Objectives (Ziele) und Key Results (Schlüsselergebnisse). Es handelt sich um eine Zielemanagementsystem, mit welchem ein Rahmen gesetzt wird, um Ziele zu setzen und mit messbaren Ergebnissen den Erfolg sichtbar zu machen bzw. sicherzustellen, dass das Team auf Kurs ist.

Mit OKRs werden die Aufgaben von Teams und Mitarbeitern mit der Unternehmensstrategie verknüpft. Das kann entweder so umgesetzt werden, dass größere Unternehmensziele, z. B. Jahresziele, auf Teamebene heruntergebrochen werden oder dass Teams Ideen entwickeln, wie sie schrittweise auf das große Ganze hinarbeiten können.

In der Regel werden OKRs für ein Quartal, manchmal auch für ein Trimester, definiert. Durch den kurzen Zeithorizont ist es so optimal möglich auf die dynamischen Marktanforderungen zu reagieren bzw. aktiv mitzuwirken. Dabei werden zunächst die OKRs auf Unternehmensebene formuliert, um allen im Unternehmen eine grobe Richtung vorzugeben.

Ein theoretischer Aufbau könnte z. B. sein, dass die Zieleebenen immer konkreter werden und so von einer Vision ein mittelfristiges Ziel, ein Jahresziel und letztlich OKRs abgeleitet werden.

Die OKRs sollten außerdem transparent im gesamten Unternehmen gemacht werden.

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OKRs teilen Ziele in qualitative Objectives und quantitative Key Results auf.

Das Objective beantwortet dabei die Frage, wo das Team hinmöchte, bzw. was es erreichen möchte. Damit wird in der Regel ein erreichter Zustand in der Zukunft beschrieben, der nicht messbar ist.

Das Key Result hingegen zeigt einerseits auf, die der erreichte Zustand aussieht und wie er messbar gemacht werden kann. Außerdem wird so jederzeit ersichtlich, ob ein Team oder das Unternehmen auf Kurs ist.

Es kann sinnvoll sein, neben den OKRs noch ein Confidence Level (Zuversichtlichkeit) für jeden Key Result einzuführen. Damit wird messbar gemacht, wie zuversichtlich das Team ist, dass das Ergebnis in der vorgegeben Zeit erreicht wird.
Das Objective wird über die Key Results operationalisiert, indem der Zustand messbar gemacht wird. In der Theorie ist ein Objective erreicht, wenn alle Key Results erfüllt sind. Der Grad der Zielerreichung, notwendige Maßnahmen und abgeschlossene Aufgaben werde wöchentlich im sogenannten Check-In im Team geprüft.

Welchen Nutzen haben OKRs?

OKR sollen Unternehmen dabei helfen

• einen strukturierteren Zieleprozess zu gewährleisten und Unternehmensziele zu konkretisieren
• die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen
• das Mitwirken jedes einzelnen im Unternehmen zu ermöglichen
• den Teamerfolg und die gemeinsame Arbeit in den Mittelpunkt zu stellen
• große Pläne in erreichbare Ziele umzusetzen
• den dynamischen Veränderungen von Märkten gerecht zu werden
• sowohl Tagesgeschäfts als auch strategische Themen zu bearbeiten
• die Ziele und Ergebnisse in der gesamten Organisation zu verknüpfen.

Grundsätzlich sind OKRs eine einfache Methode, um alle im Unternehmen in die Ziele einzubinden, strukturiert Ziele zu erreichen und allen eine klare Richtung vorzugeben, wofür etwas getan wird.

Unternehmen und Teams lernen, sich besser zu fokussieren, da es in der Regel nicht mehr als vier Objectives für das Unternehmen und je Team geben sollte. Durch diesen klaren Fokus müssen manche Dinge eventuell weggelassen werden, was wiederum Fokus erzeugt.

Durch die kurzen Zyklen werden Unternehmen automatisch schneller und agiler und können so auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren.

Was ist das besondere an OKRs?

Bekannt wurden OKRs durch den Einsatz bei Google, hat aber im deutschsprachigen Raum insbesondere in den letzten fünf Jahren deutlich an Popularität gewonnen. Eigentlich handelt es sich bei OKRs lediglich um ein Framework und keinen streng formalistischen Prozess. Nichtsdestotrotz haben sich einige Ideen als Best-Practice erwiesen, die sich aber immer an den Kontext einer Organisation anpassen lassen.

Es ist eminent wichtig, dass das Unternehmen nicht nur ein Leitbild hat, das gut klingt. Es benötigt eine solide Basis in Form von Jahreszielen und einer Vision, auf die alle hinarbeiten. Außerdem benötigt die Arbeit an OKRs eine gewisse Befähigung des Einzelnen, was beispielsweise über Werte und Prinzipien erreicht werden kann. Diese Elemente verbinden die OKRs zur Unternehmensstrategie.

OKRs haben eine starke Routine, die in zyklischen Events durchgeführt werden:

• Planung: Am Ende eines jeden Quartals werden die OKRs auf Unternehmens- und Teamebene definiert
• Check-In: Wöchentlich wir gemeinsam auf den Status der OKRs geschaut, um Erfolge zu feiern oder einen Handlungsbedarf zu erkennen
• Review und Retrospektive: Am Ende des Zyklus wird einerseits der abgeschlossene Status betrachtet und andererseits systematisch die Periode in Form einer Retrospektive betrachtet also z. B. „Was war gut, was können wir noch besser machen?“

Im Normalfall handelt es sich bei OKRs um sehr ambitionierte Ziele (manchmal wird auch von sogenannten „Stretch Goals“ gesprochen, bei welchen eine Zielerreichung von 70 % bereits als erfüllt gilt), wie aber keinen Weg zum Ziel beschreiben. Das Ergebnis ist klar, das WIE ist jedoch frei und lässt somit genug Spielraum für Korrekturen und Kreativität.

Eine negative Zielerreichung bzw. das Verfehlen eines Ziels wird nicht bestraft und eine Erfüllung wird nicht durch einen Bonus gelohnt. Es steht zu jedem Zeitpunkt der Teamerfolg und die Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Außerdem wird aus OKRs immer gelernt (s. Retrospektive) und insbesondere eine geringe Zielerreichung als Anlass für Verbesserungen genommen.

OKRs sind – anders als häufig befürchtet – keine Bewertungsmethode, sondern ein Managementansatz zur gemeinschaftlichen Zielerreichung.

Zusammenfassend kann die Methode zu deiner Methode gemacht werden. Ein Aspekt passt nicht so ganz zu euch? Ändert es? Es fehlt etwas? Ergänzt es!

Herausforderungen von OKRs

Durch den freien Rahmen aber viele Best-Practices birgt das Modell die Herausforderung, dass jedes Unternehmen dennoch seinen individuellen Weg finden muss.

Wenn das OKR-Tool als Management-Kontrollinstrument genutzt wird, ist der Sinn und Zweck von OKRs nicht nur verfehlt. Mehr noch: Mitarbeiter werden den Einsatz nicht unterstützen und das Potenzial von OKRs kann nicht ausgeschöpft werden.

Obwohl die Methodik an sich einfach ist, ist nicht nur die Einführung zeitintensiv. Auch das Finden der richtigen OKRs kann unter Umständen viel Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere in einer frühen Phase, wenn das Arbeiten mit OKRs noch nicht etabliert ist, wird von allen im Unternehmen einiges an Energie gefordert, um die Methode wirkungsvoll umzusetzen.

Außerdem erfordert der Einsatz von OKRs eine entsprechende, offene Unternehmenskultur durch die entstehende Transparenz. Das ist und bleibt eine Führungsentscheidung.

Die Routinen und die Abwicklung von OKRs kann prinzipiell schon in einem Excel-Sheet stattfinden. Dennoch kann insbesondere das Nachhalten von Aufgaben sowie die strukturierte Abbildung in einer softwaregestützten Lösung deutlich besser unterstützt werden.

Zusammenfassend können OKRs theoretisch in jedem Unternehmen umgesetzt werden, wenn es nicht zur Kontrolle, aus Selbstzweck oder dogmatisch durchgeführt wird.